La tendencia en muchas organizaciones es la tercerización o outsourcing de servicios. Se ha convertido desde hace muchos años en una exitosa estrategia de competitividad. En un proyecto, una vez definido el alcance, la pregunta obligada es: qué hacemos y qué compramos. En algunos casos la respuesta es evidente para el líder de proyecto y su equipo ya que tiene que ver con las capacidades o la estrategia de la organización. En otras, se requiere de un análisis costo-beneficio suficiente para tomar la decisión.
La elección de proveedores es toda una especialidad y sin duda un factor crítico que incide en el éxito del proyecto en gran medida. A continuación profundizaré un poco más en los tipos de contratos y su pertinencia dependiendo de la claridad en la labor a contratar y su relación con la gestión de riesgo. Su impacto en el éxito o fracaso de un proyecto es enorme.
En gestión de proyectos se distinguen tres tipos de contratos principales:
Contrato de precio fijo: El proveedor recibe una cantidad fija por sus servicios. Para que esto suceda debe ser suficientemente claro el alcance del trabajo para que el proveedor pueda comprender bien, cotizar y cumplir el objetivo. El proveedor corre con mayor riesgo ya que si dijo SI sin comprender bien el alcance o no se especificó bien, puede incurrir en sobre-costos que terminen haciendo el proyecto poco rentable para él y en última instancia, también para el cliente, ya que un proveedor en esa condición puede no terminar el trabajo o disminuir la calidad para salir adelante.
Contrato de costo reembolsable: El proveedor cobra los costos incurridos más un beneficio que puede ser una cantidad fija o un porcentaje del costo. Este esquema es común en construcción y diseño por ejemplo. Se utiliza cuando no hay suficiente claridad del alcance y se desea iniciar el trabajo. Para que sea opción, debe haber suficiente confianza entre los participantes y el cliente deberá tener un sistema de seguimiento mucho más detallado para evitar costos innecesarios.
Contrato por tiempo y materiales: Se acuerdan unas tarifas fijas para los recursos humanos y materiales. El proveedor cobra en función de las unidades. Suele utilizarse para iniciar el trabajar mientras se tiene más información para cambiar a otro esquema. También se le conoce como “destajo”. Algunos ejemplos son, trabajos manuales en construcción o maquila.
Estos tres tipos básicos dan lugar a otros tipos de contratos específicos, según se combinen con estas cuatro calificadores:
Con beneficio fijo (fixed fee): El beneficio del vendedor se acuerda al inicio y no varía.
Con incentivos (incentive fee): El vendedor cobra una cantidad según su costo o desempeño.
Con gratificación por cumplimiento de objetivos (award fee): El vendedor cobra una bonificación según la satisfacción subjetiva del cliente.
Con ajuste en el precio: Se pactan modificaciones del precio en contratos a plazos más largos.
Con estas combinaciones, se incluyen siete principales tipos de contrato. Al comprender las características, te será mucho más sencillo recordarlos y aprenderlos:
Contrato de precio fijo (Firm-Fixed-Price Contract –FFP): el comprador paga al proveedor un monto establecido, independientemente de los costos del proveedor.
Contrato de precio fijo más incentivos (Fixed Price Incentive Fee Contract –FPIF): El comprador paga al proveedor un monto fijo y el proveedor puede ganar un adicional si cumple con los criterios objetivo pactados desde el inicio.
Contrato de precio fijo con ajuste económico de precio (Fixed Price with Economic Price Adjustment Contract –FP-EPA): Contrato de precio fijo con una cláusula que permite ajustes finales al precio del contrato debido a cambios en las condiciones, tales como cambios inflacionarios o aumentos o disminuciones del coste de productos específicos. Importante en tiempos de alta volatilidad.
Contrato por tiempo y materiales (Time and Material Contract –T&M): Acuerdo a destajo.
Contrato de costo más incentivos fijos (Cost Plus Fixed Fee Contract –CPFF): El comprador reembolsa al proveedor por el costo correspondiente un incentivos pactado al inicio,
Contrato de costo más incentivos (Cost Plus Incentive Fee Contract –CPIF): El comprador reembolsa al proveedor su costo y el proveedor obtiene sus ganancias si cumple los criterios de desempeño definidos.
Contrato de costo más gratificación por cumplimiento de objetivos (Cost Plus Award Fee Contract –CPAF): Contrato que implica efectuar pagos al proveedor por todos los costos legítimos y reales en que incurriera para completar el trabajo, más una bonificación que representa la ganancia del proveedor.
Sé que puede ser terriblemente aburrido o desagradable para algunos conocer este nivel de detalle sobre contratos. Sin embargo, es crucial que los manejes si estás a cargo de adquirir recursos para tu proyecto. Si no eres experto en el tema, es muy recomendable que te asesores con quien pueda orientarte, pero eso no te exime de comprender bien el impacto que el contrato tiene sobre el éxito y la generación de valor de tu proyecto .
No olvides algo muy importante: el código de ética de la gestión de proyectos. El PMI considera que las relaciones entre proveedores y clientes deberán ser convenientes, honestas y justas para ambos. Se buscan relaciones productivas a largo plazo. Como proveedor debes ser muy responsable, competitivo y cuidar los recursos de tus clientes. Como cliente, buscarás la mejor opción, serás transparente, respetuoso y con tus proveedores.
En Avanza creemos firmemente en las relaciones de confianza a largo plazo. Hoy en día, si no somos competitivos, el mercado nos sacará de la jugada. Si no somos éticos también. Presionar demasiado por un mejor costo es natural, lograr un acuerdo en un costo imposible termina dañando a todos los participantes.
Maru González, MA, MP, PMP. PMI-ACP, PMI-PBA, DA Scrum Master, Coach
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